سکوت سازمانی مفاهیم ، علل و پیامدها

سمیه صابری نسب

 کپی

 

سکوت سازمانی

مفاهیم ، علل و پیامدها

استاد : دکتر حسن سبیلان اردستانی

دانشجو : سمیه صابری نسب

علیرغم اینکه ادبیات رایج در زمینه سازمان و مدیریت، بر توانمندسازی و ایجاد کانالهای ارتباطات باز تاکید دارند، اما نتایج تحقیقات نشان میدهند بسیاری از کارکنان از این موضوع شکوه میکنند که سازمانهای آنها از ارتباطات، تسهیم اطلاعات و دانش آشکار و پنهان حمایت نمیکنند و اینها همه میتواند دلیلی بر شکست اهداف و برنامه های مدیران در سازمانها باشد. یکی از موانع مهم در موفقیت برنامه ها و اهداف سازمان، فقدان اطلاعات، فقدان اعتماد و فقدان آنچیزی است که پژوهشگران آن را سکوت سازمانی نام نهاده اند که عبارتست از خودداری از بیان ایده ها، نظرات و اطلاعات راجع به مشکلات سازمانی. سکوت سازمانی پدیدهای رایج و شایع در اغلب سازمانها می باشد ؛ اما با این حال تحقیقات چندان گسترده ای پیرامون آن صورت نگرفته است. این مقاله به دنبال آن است تا ضمن پرداختن به مفهوم پدیده سکوت و آوای سازمانی و مقایسه آن دو با یکدیگر، انواع سکوت و انواع آوای سازمانی را تحلیل نموده، ابعاد فلسفی سکوت و چشم اندازهای مرتبط با آن را تشریح، متغیرهای سازمانی و مدیریتی موثر در ایجاد سکوت سازمانی را بیان، مضامین سکوت در سازمان را برشمرده، دلایل بوجود آمدن و پیامدهای ناشی از آن را توصیف نماید.

کارایی و توسعه هر سازمان تا حد زیادی به کاربرد صحیح نیروی انسانی بستگی دارد. هرقدر که شرکتها و سازمانها، بزرگتر میشوند بالطبع به مشکلات این نیروی عظیم نیز اضافه میشود. مدیران در ارتباط با مسائل گوناگون سعی در کنترل مداوم کارکنان خود دارند. بعضی از مدیران بر روی این مساله که رضایت کارکنان را میتوان از طریق پاداش و ترغیب به انجام کار افزایش داد، پافشاری میکنند. شاید تصورشان این است که کارکنان، زیردستان آنها هستند و باید فرامین آنها را بپذیرند. اگرچه امروزه به دلیل اینکه کارکنان تحت فشار

مالی زیادی به سر میبرند، بیشتر توجه و تمایل آنها به مسائل اقتصادی کار است، ولی به تدریج کارکنان علاقه مند به انجام کارهای با مفهوم و خواهان استقلال شغلی بیشتری در کارخود هستند، تا بدین طریق احساس ارزشمندی به آنها دست دهد و اگر این کارکنان با موانعی در زمینه خواسته های شغلی خود روبه رو شوند یا به عبارتی از طرف مدیران تحویل گرفته نشوند، دچار سرخوردگیهای شغلی و گوشه گیری در سازمان خود خواهند شد که این امر به نوبه خود منجر به پدیده هایی همچون سکوت سازمانی میشود. علیرغم وجود این

واقعیت که سکوت کارمندان به صورت پدیده ای شایع در سازمانها در آمده است، اما مفهومی است که چندان شناخته نشده و تحقیقات علمی کمی بر روی آن صورت گرفته است.

پیندر و هارلوز سکوت سازمانی را خودداری کارکنان از بیان ارزیابی های رفتاری، شناختی و اثربخش در مورد موقعیتهای سازمان، تعریف میکنند موریسون و میلیکان نیز، سکوت سازمانی را بعنوان پدیدهای اجتماعی در نظر می گیرند که کارمندان در آن از ارائه نظرات و نگرانی های خود در مورد مشکلات سازمانی امتناع میورزند.

سکوت ، توسط بسیاری از ویژگیهای سازمانی تحت تاثیر قرار میگیرد. این ویژگیها شامل فرایندهای تصمیم گیری، فرایندهای مدیریت فرهنگ و ادراکات کارکنان از عوامل اما در عین حال دو عامل اصلی که موثر بر سکوت است سبب سکوت کارمندان در سازمان میگردد عبارتند از:

1-     ترس مدیریت از بازخورهای منفی از سوی کارمندان به دلیل به خطر افتادن منافع و موقعیتشان.

2-     ادراک کارکنان از باورهای ضمنی مدیریت در مورد آنها. این باورهای ضمنی شامل برخی تفکرات مدیریت است مبنی بر اینکه کارمندان فقط منافع شخصی خود را در نظر می گیرند، مدیریت سازمان بیشتر از همه میفهمد و بهترینها را میداند و اینکه اختلاف عقیده ها ماهیتاً مسائل مضری برای سازمان است .

این مسائل اگرچه باورهای مدیریت هستند و ممکن است هیچیک در سازمان واقعیت نداشته باشند اما عواطف و احساسات مخربی را همچون ترس ، فریب و خشم در کارکنان سازمان بوجود میاورد و در نهایت سبب ایجاد سکوت سازمانی میگردد . ، با محدود کردن اظهار نظرکارکنان سبب کاهش اثربخشی تصمیم گیریهای سازمانی و فرایندهای تغییر میگردد و این موضوعی است که بسیاری از سازمانها از آن گله دارند. همچنین این پدیده رفتاری به وسیله ممانعت از بازخور منفی، مانع تحول و توسعه سازمانی موثر میشود، از این رو سازمان توانایی بررسی و تصحیح خطاها را از دست میدهد. بنابراین توجه به این مشکل رایج در سازمانها، از اهمیت

زیادی برخوردار است.

انگیزه های سکوت و آوای سازمانی :

همانگونه که اشاره شد، افراد در سازمان اغلب دارای ایده ها، نظرات و اطلاعاتی برای ارائه روشهای سازنده در بهبود کار و سازمان خود هستند. این کارکردها، بیان کننده مفهومی به نام آوای سازمانی هستند. برخی افراد این ایده ها را ارائه و برخی دیگر ایده ها، نظرات واطلاعات خود را مسکوت نگاه داشته و سکوت میکنند. ابراز ایده ها (آوای سازمانی) یا مضایقه از ارائه آنها (سکوت سازمانی) ممکن است به لحاظ رفتاری، دو فعالیت متضاد به نظر برسند، زیرا سکوت مستلزم صحبت نکردن است درحالیکه آوا، نیازمند بیان مسائل و مشکلات موجود در سازمان است. اما واقعیت آن است که سکوت ، ضرورتاً پدیده ای در تقابل با آوای سازمانی نیست. در حقیقت ، تفاوت بین سکوت و آوا، در سخن گفتن نیست بلکه درانگیزه افراد در خودداری از ارائه اطلاعات، ایده ها و نظرات آنهاست.

در این چارچوب ، سه نوع انگیزه مرتبط با سکوت و آوا وجود دارد:

1-      رفتار کناره گیرانه  براساس تسلیم بودن و رضایت دادن به هر چیز

2-      رفتار خودحفاظتی بر اساس ترس

3-      رفتارهای دیگر خواهانه بدلیل علاقه به دیگران و ایجاد فرصت برای تشریک مساعی با آنها

این سه نوع انگیزه در کارمندان  ( انگیزه های خودحفاظتی ، انگیزه کناره گیرانه، انگیزه دیگرخواهانه ) ، منجر به سه نوع سکوت یا آوا ( سکوت یا آوای مطیع ، سکوت یا آوای تدافعی و سکوت یا آوای نوع دوستانه ) میگردد که انگیزه ها خود نشات گرفته از دو گونه رفتارهای انفعالی و رفتارهای غیر منفعلانه ( فعالانه  ) میباشد .

سکوت سازمانی : مفاهیم ، علل و پیامدها

بنابراین سکوت ، همیشه ، دال بر رفتاری منفعلانه و در تضاد با آوا نیست. سکوت میتواند فعال، آگاهانه ، عمدی و هدفمند باشد. این موضوع نکته مهمی است چرا که ماهیت پیچیده و چند بعدی سکوت را نمایان میسازد. در واقع برخی اشکال سکوت، استراتژیک و غیرمنفعلانه هستند- آگاهانه، هدفمند و عمدی- همچون وقتی کارمندان از ارائه اطلاعات محرمانه در مقابل دیگران خودداری میورزند. سکوتی که عمدی و منفعل (بر اساس تسلیم و رضایت دادن به هرشرایطی)  است با سکوتی که عمدی اما بصورت غیر منفعلانه است تفاوت دارد.

بنابراین اگرچه سکوت سازمانی بطور کلی به عدم ابراز ایده ها، اطلاعات و نظرات کارکنان بطور عمدی اطلاق میگردد ، اما با توجه به انگیزه ای که در کارمند برای سکوت وجود دارد، ماهیت آن متفاوت خواهد بود.  برخی اوقات سکوت میتواند بدلیل تسلیم بودن فرد نسبت به هرشرایطی، گاهی بدلیل ترس و وجود رفتارهای محافظه کارانه و برخی اوقات نیز به منظور ایجاد فرصت برای دیگران و اظهار عقاید آنها باشد.

با توجه به سه نوع سکوت و آوای مطرح شده در جدول شماره 1 به توضیح و تبیین هریک از انواع این دو مفهوم می پردازیم.

سکوت مطیع:  هنگامیکه اکثریت افراد، فردی را بعنوان فرد ساکت نام می نهند، منظور سکوت حاصل آنها اغلب آن است که وی بطور فعال، ارتباط برقرار نمیکند.

این نوع رفتار، سکوت مطیع نام دارد و به خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بر اساس تسلیم و رضایت دادن به هر شرایطی اطلاق میگردد . بنابراین سکوت  مطیع ، نشان از رفتار کناره گیرانه دارد که بیشتر حالتی انفعالی دارد تا فعال . از ویژگیهای رفتاری افراد دارای این نوع سکوت میتوان مشارکت کم ، اهمال، مسامحه، غفلت و رکود را نام برد.  پیندر و هارلوز این نوع سکوت را به عنوان عاملی در تقابل با آوا در نظر میگیرند که معمولاً شکلی از موافقت یا پذیرش منفعلانه وضعیت موجود است. افراد با داشتن این نوع سکوت، تسلیم وضعیت فعلی شده و هیچ تمایلی برای تلاش در جهت صحبت کردن، مشارکت یا کوشش در جهت تغییر وضعیت موجود ندارند.

جدول 1 مثالهایی از سکوت مطیع را نشان میدهد که حاکی از رفتارهای منفعلانه و غیر مشارکتی است .  بعنوان مثال کارمندی از ارائه نظرات خود امتناع میورزد زیرا باور به آن دارد که صحبت کردن بیفایده است و ایجاد تفاوت و تغییر شرایط موجود با صحبت کردن و اظهار نظر، دور از ذهن میباشد و یا ممکن است از تواناییهای شخصی خود برای نفوذ برشرایط، نامطمئن باشد.  در هر دو این موارد ، سکوت نتیجه تسلیم و تن دادن به هر شرایطی است.  وقتی افراد درسازمان باور به آن داشته باشند که نمیتوانند تفاوتی ایجاد کنند، تسلیم هر نوع وضعیتی شده و به ارائه ایده ها یا پیشنهادات خود بطور فعال نمیپردازند. در نهایت سکوت مطیع شامل رفتاری عمدی و منفعلانه و خودداری از ارائه اطلاعات بر اساس تسلیم یا احساس اینکه تغییرات موثر فرای قابلیتهای گروه است، میباشد.

سکوت تدافعی  :   انگیزه این نوع سکوت، احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است. در واقع گاهی ممکن است افراد بدلیل محافظت از موقعیت و شرایط خود (انگیزه خودحفاظتی) به خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بپردازند.  سکوت تدافعی، رفتاری تعمدی و غیر منفعلانه است که به منظور حفظ خود از تهدیدهای خارجی بکار میرود. اما این نوع سکوت برعکس سکوت مطیع، بیشتر حالتی غیر انفعالی دارد و در برگیرنده آگاهی بیشتر از شقوق و گزینه های موجود در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات و نظرات بعنوان بهترین استراتژی در زمان مقتضی است. سکوت تدافعی شبیه حالتی است که افراد از انتشار خبرهای بد بدلیل آشفته شدن افراد یا ایجاد پیامدهای منفی , برای شخص خبررسان احتراز میورزند.

جدول 1 مثالهای خاصی از سکوت تدافعی را نشان میدهد.  این مثالها شامل خودداری از ارائه اطلاعات و تصحیح و کتمان واقعیتها در مورد مشکلات به دلیل احتراز از تهدید منافع شخصی و پیشگیری از مقصر شناخته شدن در ایجاد مشکلات است.

سکوت نوعدوستانه :   سکوت نوعدوستانه مبتنی بر ادبیات رفتار شهروندی و عبارتست از امتناع از بیان ایده ها،  است .  سازمانی اطلاعات و یا نظرات مرتبط با کار با هدف سودبردن دیگر افراد در سازمان و بر اساس انگیزه های نوعدوستی، تشریک مساعی و همکاری.  سکوت نوعدوستانه،  تعمدی و غیرمنفعلانه است که اساساً بر دیگران تمرکز و تاکید دارد. همچون رفتارهای شهروند سازمانی، سکوت نوعدوستانه رفتار با بصیرت و عقلایی است که نمیتوان آن را از طریق فرمان و این نوع سکوت همچون دستورات سازمانی به اجرا درآورد .

سکوت تدافعی بر اساس ملاحظه و آگاهی از بدیلها در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات و نظرات است. اما برعکس سکوت تدافعی، با ملاحظه دیگران و توجه به آنها حاصل میگردد بجای آنکه صرفاً بخاطر ترس از نتایج منفی شخصی ناشی از ارائه ایده ها، باشد.

نشان میدهد که این پدیده رفتاری دارای هفت بعد اساسی OCB مرور جامع ادبیات است. یکی از این ابعاد، روحیه جوانمردی است که ارتباط مستقیم با سکوت نوعدوستانه دارد.

روحیه جوانمردی بعنوان عدم وجود شکوه ها و شکایتها، تحمل زحمات ، مشکلات و تکلفهای کاری بدون ناله کردن و گلایه میباشد.  امتناع از بروز شکوه و شکایتها ، خود شکلی از سکوت است و از آنجا که منافعی برای دیگران دارد، دیگرخواهانه است.  لذا خودداری از بروز ناله و شکو ( سکوت)  نشانگر روی گرداندن از توجه صرف به مسائل شخصی و نشان دادن اهداف دیگر خواهانه  صبر، ادب و تواضع نسبت به دیگران است.

بعنوان مثال، یک کارمند میتواند تشریک مساعی و رفتار دیگرخواهانه خود را با عدم بکارگیری دانش تخصصی خود در نیل به اهداف سازمان نشان داده و در عوض این فرصت را به همکاران خود در سازمان اعطا نماید. همچنین سکوت نوعدوستانه میتواند شامل خودداری از ارائه اطلاعات، به دلیل حفظ ویژگیهایی همچون محرم اسرار بودن باشد.

آوای کارکنان و انواع آن

مرور جامع ادبیات راجع به آوا، این واژه را بعنوان ابراز شفاهی ایده ها، اطلاعات و نظرات راجع به کار با انگیزه  مثبت تشریک مساعی ، بصورت غیر انفعالی ، مثبت و دیگرخواهانه در سازمان تعریف کرده اند .

همانند چارچوب سه عنصری ارائه شده در مورد سکوت ، سه نوع آوا شامل آوای نوع دوستانه بر اساس انگیزه دیگرخواهی ، آوای تدافعی بر اساس انگیزه خودحمایتی و آوای مطیع بر اساس تسلیم و رضایت دادن به شرایط موجود وجود دارد .

آوای نوع دوستانه : اکثریت قریب به اتفاق نظرات پژوهشگران در مورد آوا، آن را به عنوان رفتاری با نیت و قصد مثبت در نظر میگیرند. ون داین و لپین با در نظر گرفتن آوای  نوعدوستانه بعنوان شکلی از OCB آنرا رفتاری توصیف میکنند که تاکید بر بیان نظرات ، تحول محور با انگیزه رشد و بهبود و بر اساس انگیزه هایی مبتنی بر تشریک مساعی، به جای انتقاد صرف از موقعیت دارد. بنابراین این نوع خاص از آوا، رفتاری تعمدی، غیر انفعالی و

دیگرخواهانه است. این رفتار اساساً بر منفعت رسانی به دیگران و سازمان تاکید دارد .

آوای نوعدوستانه شبیه سکوت نوعدوستانه نیازمند آگاهی و بصیرت است و ممکن است هیچگاه از طرف سازمان نسبت به آن اعلام نیاز نشود. درحقیقت، با صراحت صحبت کردن و ارائه پیشنهادات برای تغییر، ممکن است یکی از انواع رفتارهای شهروند سازمانی باشد ؛ زیرا این نوع رفتار مستلزم ریسک شخصی است. این امربدلیل آن است که بسیاری از کارمندان در سازمان ( بخصوص آنهایی که در موضع قدرت هستند)  از مسیری که در آن هستند احساس رضایت میکنند و حفظ وضعیت موجود را ترجیح میدهند .

بنابراین آوای نوعدوستانه الزاماً همیشه توسط دریافت کنندگان آن ، پدیده ای  مثبت تلقی نمیشود .

آوای تدافعی: برای توصیف آوای تدافعی، از مفهوم سازی سکوت مطیع ( سکوت بر اساس ترس)  و سکوت تدافعی ( سکوت بر اساس عدم توانایی در ایجاد تفاوت در شرایط موجود ) که به ترتیب شبیه آوای مطیع و آوای تدافعی است کمک میگیریم. آوای تدافعی مبتنی بر خودحفاظتی میباشد. بروز این نوع رفتار مستلزم مسئولیت پذیری شخصی کمتر و اخذ تصمیمات بدون هر گونه ریسک است.  بنابراین چنانچه افراد از پیامدهای تنبیهی به دلیل بحث در مورد مشکلات سازمان بترسند ، عموماً رفتارهایی دفاعی به منظور حفاظت از خود نشان میدهند. این رفتارها شامل تغییر مسیر توجه ، سرزنش و ملامت به سوی دیگران ، معذرت خواهی ، توجیه و انکار کردن بعنوان استراتژیهای خودحفاظتی است که در آنها آوا بعنوان واکنشی به احساس ترس و تهدید بروز میکند. با توجه به این ویژگیها، آوای تدافعی بعنوان اظهار ایده ها، اطلاعات یا نظرات مرتبط با کار(  براساس ترس )  با هدف حفاظت از

خود است.

آوای مطیع:  آوای مطیع با توجه به انگیزه های بوجودآورنده آن، بیان ایده ها، اطلاعات و نظرات بر اساس احساس تسلیم است . این نوع آوا، رفتاری غیر مشارکتی مبتنی بر این احساس در فرد است که او قادر به ایجاد تغییر در شرایط نیست.  بنابراین این نوع آوا، منجر به بروز اظهارات موافقت گونه و حمایت از وضع موجود با توجه به انگیزه مطرح شده میگردد.

همچون دو آوای قبلی، این آوا نیز بر اساس اظهارات (Avery and Quinones, 2002)تعمدی ایده ها، اطلاعات و نظرات مرتبط با کار است. اما تفاوت آن با دو آوای قبلی این است  که نسبت به آنها کمتر غیر انفعالی است.

عوامل موثر در پیدایش سکوت سازمانی :  متغیرهای سازمانی و مدیریتی

هدف از بیان متغیرهای سازمانی و مدیریتی موثر در ایجاد سکوت سازمانی، تشریح فرآیندی است که به واسطه  آن، سکوت در سازمان ایجاد شده، تقویت و تداوم مییابد. از عوامل موثر در پیدایش سکوت میتوان به تعدادی متغیرهای محیطی و سازمانی و تعدادی متغیرهای فردی اشاره کرد ( شکل شماره 2 ) بر اساس این شکل ، سکوت پیامدی است که مدیون دو عامل ترس مدیران از بازخور منفی و مجموعه ای از باورهای ضمنی آنهاست. از عوامل بوجود آورنده این باورها میتوان به یکسری شرایط سازمانی و محیطی و نیز متغیرهای فردی، اشاره کرد. این باورها، به همراه ترس مدیریت از بازخورهای منفی، منجر به انواع قابل پیش بینی از ساختارها و سیاست های سازمانی و مدیریتی می شود که مانع جریان صعودی اطلاعات هستند. همانطور که در شکل 2 مشهود است، این ساختارها و روش ها به توسعه  آن چیزی کمک می کنند که ( فضای سکوت ) نامیده میشود . برداشت های مشترک گسترده در میان کارکنان مبنی بر اینکه صحبت کردن دربارة مسایل یا موضوعات، کاری عبث یا خطرناک است. وقتی چنین فضایی وجود داشته باشد، واکنش اصلی کارکنان در سازمان، به جای اظهار عقاید و ایده ها، سکوت خواهد بود. البته، احتمال این که چنین فضایی پدیدار شود و همچنین قدرت و گسترش چنین فضایی به فعالیت های جمعی کارکنان برای معنابخشی بستگی خواهد داشت.

ترس مدیران از دریافت بازخور منفی

یک عامل مهم که ایجاد فضای سکوت را در سازمان ها تسهیل می نماید، ترس مدیریت ارشد از دریافت بازخور منفی به ویژه از زیردستان است. شواهد قوی حکایت از آن دارند که افراد در اثر بازخور منفی احساس ترس می کنند؛ چه این اطلاعات دربارة شخص آنها باشد و چه دربارة اقدامی که انجام داده اند. آرگریس و شون ( 1978 ) بیان میدارند که بسیاری از مدیران، از شرمندگی، تهدید و احساس آسیب پذیری یا عدم صلاحیت، ترسان و گریزان

هستند. از اینرو، از شنیدن اطلاعاتی که ممکن است نشانگر ضعف آنها باشد، اقدامات فعلی آنها را زیر سؤال ببرد و یا تهدیدی علیه قدرت و اعتبار آنها باشد دوری میجویند .

باورهای ضمنی مدیران نسبت به سکوت سازمانی

یک عامل دیگر که ریشه در سکوت سازمانی دارد ، مجموعه باورهایی است که مدیران اغلب به صورت تلویحی دربارة کارکنان و دربارة ماهیت مدیریت دارند. یکی از این باورها آن است که کارکنان دارای مصالح شخصی هستند و قابل اطمینان نیستند. این الگو که مک گریگور آن را ( نظریه X ) می نامد ، پیشفرضی است مبنی بر این که افراد دارای مصالح شخصی هستند و به طرقی عمل می کنند که منافع فردی خود را به حداکثر برسانند.

مدیران با داشتن این باور، بر این نظرند که نمیتوان به کارکنان اعتماد کرد زیرا آنها در راستای مصالح خود تلاش می کنند و نه با مجازات و نه با تشویق نمی توان آنها را از این کار برحذر داشت. وقتی مدیران ارشد یک سازمان باور می کنند که کارکنان به دنبال منافع شخصی هستند و ارزش اعتماد کردن ندارند، آنگاه به طرقی واکنش نشان خواهند داد که به شکل آشکار و ضمنی ارتباطات صعودی را دلسرد می کنند. شایان ذکر است که چنین باورهایی اساساً آگاهانه نیستند.

دومین باور ضمنی، احتمال ایجاد شرایطی است که منجر به سکوت سازمانی می گردد یعنی این باور که مدیریت بیشترین اطلاعات را دربارة مهم ترین موضوعات سازمانی دارد.

گلیسر وجود این باور در مدیران را حالتی میداند که مدیران باید فرمان دهند و کنترل داشته باشند و زیردستان نیز باید نقش پیروان ، بدون حق سوال کردن را ایفا کنند . آرگریس خاطر نشان می سازد اکثر مدیران بر این باور هستند که آنها باید کنترل یک جانبه داشته باشند و ردینگ به این باور ضمنی در میان مدیران اشاره می کند که

( افراد استخدام شده یا باید کار کنند یا ساکت باشند ) از آنجا که کارکنان به دنبال علایق شخصی هستند احتمال اینکه بدانند  ( یا توجه کنند)  که منفعت سازمان در چیست بسیار ضعیف است.

سومین باور بیان نشده که عاملی در جهت ایجاد فضای سکوت میباشد، حالتی در سازمان است که طی آن اتحاد، توافق و اجماع نظر، نشانه های سلامت سازمانی است؛ و درعین حال از اختلاف نظر و مخالفت باید پرهیز شود. بارل و مورگان این وضعیت را بگونه ای توصیف میکنند که مدیران سازمان، علاقه دارند ( نگرشی واحد ) در سازمان برقرار گردد به جای آنکه از تنوع و تعدد نگرشها بهره مند گردند.  پژوهشگران استدلال می کنند که مدیران ارشد بر این باور هستند که وجود توافق ، امر مطلوبی بخصوص در تصمیم گیریهای سازمانی است؛ هرچند تحقیقات مختلف نشانگر آن است که این حالت بر کیفیت تصمیم گیری و نتایج آن تاثیر منفی برجای میگذارد.

شرایط تقویت کنندة باورهای ضمنی مدیران :  ویژگیهای تیم مدیریت ارشد و متغیرهای محیطی و سازمانی

باورهای ضمنی مدیران در مورد کارمندان و آنچه مسبب سکوت سازمانی میگردد، خود ریشه در یکسری عوامل زمینه ای دیگر دارد. این عوامل زمینه ای ممکن است بسته به  ویژگیهای شخصیتی مدیران ، محیطی که در آن رشد کرده اند، نظام آموزشی آنها و بسیاری عوامل متعدد دیگر، از تنوع بسیاری برخوردار باشند.

اما آنچه در بیشتر پژوهشهای سازمان و مدیریت مورد تایید قرار گرفته، عبارتست از دو گروه متغیرهای کلی ویژگیهای تیم مدیریت ارشد و متغیرهای محیطی و سازمانی.

از ویژگیهای تیم مدیریت ارشد میتوان به وجود افراد با پیشینه ها و نگرشهای اقتصادی و مالی یکسان اشاره کرد. از آنجا که یکسری باورها دربارة کارکنان مبنی بر اینکه آنها به دنبال منافع شخصی خود بوده و بعنوان افرادی غیرقابل اعتماد شناخته میشوند، ریشه در مدل های اقتصادی رفتار انسانی دارد، لذا اغلب،کسانی باورهای ضمنی مطرح شده را پیدا میکنند که آموزش و تجربیات شغلی آنها مبتنی بر اقتصاد یا منابع مالی باشد و این باورها زمانی تقویت می شوند که همتایان آنها نیز به آن اعتقاد پیدا می کنند.

علاوه بر آن، هر چه تیم مدیریت ارشد از آموزش و تجربۀ تخصصی با تشابه بیشتری برخوردار باشند، انسجام آنها با یکدیگر بالاتر خواهد بود و اختلاف نظر، بیشتر می تواند باعث تهدید آنها شود. در عین حال، تأثیر پیشینۀ تخصصی زمانی تشدید خواهد شد که ترکیب تیم مدیریت ارشد در طول زمان ثابت باشد.  هر چه مدیران ارشد زمان بیشتری در کنار هم باشند ( میانگین دوره شغلی بالاتر ) ، بیشتر به فرضیات مشترک دست خواهند یافت و اعضاء،کمتر این فرضیات را زیر سؤال خواهند برد پیشینۀ فرهنگی تیم مدیریت ارشد نیز می تواند بر باورهای آنان دربارة کارکنان تاثیرگذار باشد. مثلاً اگر تیم مدیریت ارشد متشکل از افرادی با فرهنگ های سلسله مراتبی باشد، آنگاه این مدیران، اغلب بر این باور هستند که بیشترین اطلاعات را دارند. در چنین فرهنگ هایی، افراد معتقدند همیشه حق با رییس است چرا که او رییس است. از دیگر فرهنگهای تاثیرگذار بر باورهای مدیران، فرهنگهای جمعگرا است. از آنجا که در چنین فرهنگ هایی اتحاد میان اعضا از ارزش بالایی برخوردار است، لذا برای هماهنگی و یکسان بودن عقاید، تلاش زیادی میشود. از اینرو، ترکیب فرهنگ های سلسله مراتبی و جمع گرا در میان اعضای

تیم مدیریت ارشد، مشخصاً در ارتباط با باورهای تقویت کنندة سکوت میباشند. به طور کلی سازمانهایی که دارای فرهنگ قوی و توانمند هستند، کارکنان آنها نسبت به ارزشها و اهداف سازمانی احساس تعهد و مسئولیت میکنند. منظور از تعهدسازمانی، پیوند و وابستگی روانی به سازمان است که در آن احساس درگیر بودن شغلی، وفاداری و باور به ارزشهای سازمانی جای  دارد.  تعهد سازمانی از برداشت کارکنان از عدالت رویه ای و عدالت توزیعی درون سازمان متاثر است. هنگامی که آنان نتیجه کار خود را عادلانه ببینند، مشتاقترند که در مبادلات اجتماعی شرکت کنند که فراتر از انتظارات عادی از نقش آنهاست .

همچنین انتظار میرود اختلاف متغیرهای جمعیت شناختی  ( مانند جنسیت، نژاد، قومیت و سن )  تیم مدیریت ارشد در مقایسه با کارکنان سطوح پایین تر، بر رواج باورهای ایجادکنندة سکوت تأثیر بگذارد.  تحقیق دربارة این اختلافات نشان می دهند که این تفاوت های چشمگیر اغلب باعث ایجاد عدم اعتماد و ترس از ناشناخته ها می شود. از اینرو، هر چه تفاوت جمعیت شناختی میان مدیریت ارشد و دیگر کارکنان در سازمان بیشتر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که مدیریت ارشد دیدگاهی بدبینانه نسبت به کارکنان داشته باشند .

متغیرهای سازمانی یا محیطی نیز بر تقویت باورهای تیم مدیریت ارشد نسبت به سکوت تأثیر می گذارند. در محیط های دارای بخشندگی پایین ، میزان بیشتری کنترل وجود دارد، ظرفیت پذیرش دیدگاه های متضاد پایین است و اغلب این باور وجود دارد که صرفاً، دیدگاه های مدیران ارشد، باعث بهبود عملکرد می شوند.

همچنین پیش بینی می شود که ساختار باورهای تأثیرگذار بر سکوت سازمانی، احتمالاً تحت سیطرة یک تفکر مدیریتی باشند که در صنایع بالغ تر و باثبات تر( سرعت تغییر کمتر) ، بیشتر از صنایع جدید و بیثبات ( مانند اینترنت، رسانه های جدید ) است.   سازمان هایی که در محیط های با سرعت بالای تغییر و رقابت شدید، فعالیت میکنند به منظور بقا باید خود را با رقبا و تغییرات در محیط تطبیق دهند. بدین منظور، لازم است تا سازمان ها نسبت به ایده های کارکنان خود ارزش قائل شده و از آنها بعنوان ابزاری مفید برای کنکاش استراتژی های جدید استفاده کنند.  عکس این وضعیت، در محیطهای بالغ و با سرعت تغییر پایین، چندان نیازی به پیشنهادات کارکنان جهت تحول وجود ندارد.

آخرین موردی که سبب تقویت باورهای ضمنی مدیران نسبت به کارکنان و در نتیجه سکوت سازمانی میشود، استفاده از کارکنان موقت (پاره وقت)  در سازمان است. مدیران، اغلب، این کارکنان را افرادی در نظر میگیرند که به دنبال منافع شخصی خود هستند، اطلاعات کافی ندارند و به دلیل جایگاه موقتشان در سازمان قابل اعتماد نیستند

وقتی سکوت کردن همچنان استراتژی برتر در یک سازمان است و این باورها در مدیران وجود دارد که؛ ( 1) کارکنان به دنبال منافع شخصی هستند، ( 2) مدیریت بهترین اطلاعات را دارد و ( 3) اختلاف نظر بد است؛ در اینصورت مدیریت ساختارها و سیاست هایی را به کار خواهد گرفت که جریان حرکت صعودی اطلاعات ( ارائه اطلاعات از سطوح پایین به سطوح بالای سازمانی)  را با کندی مواجه سازد. سازمانهایی که در آنها این نوع شرایط و باورها وجود دارد دارای دو ویژگی اصلی ساختاری هستند:   تمرکز بالای تصمیم گیری و فقدان ساز و کارهای رسمی دریافت بازخور.

پیامدهای سکوت بر تصمیم گیری سازمانی و فرآیندهای تغییر

یکی از پیامدهای مهم سکوت سازمانی، تاثیر آن بر تصمیم گیری و تغییرسازمانی است . تحقیقات گسترده دربارة

تصمیم گیری گروهی نشان می دهد که کیفیت تصمیم گیریهای سازمانی به توجه و بررسی چشم اندازها و بدیلهای مختلف یک تصمیم بستگی دارد. به همین ترتیب، تدوین استراتژی نیازمند بررسی دیدگاه های مختلف و متضاد در تیم های مدیریت ارشد است که تأثیری مثبت هم بر کیفیت تصمیم گیری سازمانی و هم بر عملکرد سازمان دارند. نیز نوآوری در سازمان، نیازمند بستری است که در آن کارکنان احساس آزادی عمل داشته باشند و بتوانند دیدگاه ها یا ایده های جدید خود را بیان کنند یا باورها و روش های فعلی را زیر سؤال ببرند. همه این عوامل به اتفاق هم حکایت از آن دارند که سکوت سازمانی، اثربخشی تصمیم گیری و فرآیندهای تغییر سازمانی را به دلیل محدود کردن دادههای اطلاعاتی که در اختیار تصمیم گیرندگان قرار میدهند کاهش میدهد. علاوه بر آن، سکوت، موجب عدم تجزیه وتحلیل ایده ها و بدیلهای تصمیم گیری میگردد که در اینصورت احتمال کمی وجود دارد که بتوان یک تجزیه و تحلیل جامع برای فرآیند تصمیم گیری انجام داد. این امر خود باعث عدم موفقیت یا کاهش اثربخشی فرآیندهای تغییر سازمانی و فرایندهای, تصمیمگیری میگردد .

با توجه به مرور ادبیات و نظریات متفاوت در مورد سکوت سازمانی و مطالبی که به آن اشاره شد، سکوت سازمانی پدیده ای رایج و متداول در سازمانها و واقعیتی موجود و ملموس برای مدیران و کارکنان است. نکته مهم آن است که انگیزه های مختلف کارکنان، نوع خاصی از سکوت یا آوای سازمانی را بدنبال دارد و در نتیجه  آن، کارکنان بصورت عمدی از ارائه اطلاعات، نظرات، ایده ها و عقائد خود امتناع میورزند و شکلی از سکوت یا آوا را پدید می آورند. در این مورد که کدامیک از اشکال سه گانه سکوت یا آوای سازمانی مفید و کدامیک مضر و بیفایده است، اتفاق و اجماع نظر وجود ندارد. از اینرو پژوهشهای حوزه اخلاق و ارتباطات در خصوص سکوت نشان میدهد که سکوت ارزشمند و مناسب است و بیشتر حول این محور که چه زمانی سکوت جایز است و چه زمانی پدیده ای نامناسب و مذموم؛ چه وقت سکوت نشان دهنده رعایت استانداردها و آداب اخلاقی و چه موقع نقض اخلاق و ادب می باشد، تمرکز و تاکید دارد. همچنین پژوهشگران علوم ارتباطات بر جنبه های مثبت سکوت بعنوان عاملی اساسی در تعاملات اجتماعی معتقدند و اذعان میدارند که سکوت عاملی مهم در ارتباطات اثربخش است. در عین حال اکثر پژوهشگران و علمای علم الاجتماع و مدیریت و سازمان، سکوت را با توجه به ادراکات و رویکردهای مختلف و از زاویه دید خود مورد نقد و بررسی قرار داده اند و به پیامدهای مثبت و منفی آن اشاره کرده اند. در همین راستا پژوهشگران مطرح نموده اند که آنچه موجب سکوت در سازمانها میگردد تابع فرایندی است که یکسری متغیرهای مدیریتی و سازمانی بر آن تاثیر بسزایی دارد. این متغیرها شامل باورهای تلویحی و ضمنی همچون ترس مدیران از بازخور منفی، باورهای ضمنی آنها نسبت به سکوت، پیشینه فرهنگی مدیران، وجود تفاوتهای جمعیت شناسی میان مدیریت ارشد و دیگران در سازمان، ساختارهای بلند سازمانی و اتکای زیاد به کارمندان موقت میباشند. این سری باورها منجر به بروز ساختارها، سیاست ها و رفتارهای مدیریتی می شوند که در اصل

باعث ایجاد محیطی می شوند که در آن کارکنان احساس راحتی برای اظهارنظر درباره موضوعات خاص ندارند و بطور کلی سکوت ایجاد شده بر فرآیندها و پیامدهای سازمانی تأثیر منفی بسزایی خواهد گذاشت. از این موارد میتوان به موارد زیر اشاره نمود: کاهش کیفیت تصمیمهای سازمانی و به دنبال آن محدود شدن فرایندهای تغییر سازمانی، بلوکه کردن بازخور منفی و از اینرو ناتوانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات، واکنش هایی

نامطلوب از جانب کارکنان که عبارتند از: احساس عدم قدرشناسی از آنها در سازمان، باور به فقدان کنترل امور سازمانی مربوط به خود، و تجربه مشکلات شناختی. با توجه موارد مطرح شده و شناخت سکوت و اثرات مخرب و خطرناک آن بر سازمانها، بر مدیران است که این پدیده شایع را با دقت بیشتر مد نظر قرار داده و با توجه به متغیرهای ایجاد کننده آن ، به ارزیابی سازمان خود پرداخته و در صورت وجود اینسری شرایط به اصلاح آنها بپردازند .