سکوت سازمانی

سعید رحیمی

منابع کلی و بدون ذکر در مقاله قابل قبول نیست

 

دانشگاه آزاد اراک

موضوع:  سکونت سازمانی

دانشجو:

سعید رحیمی

شماره دانشجویی:

930353220

سکوت سازمانی

فهرست

مقدمه. 1

بخش اول.. 4

سکوت سازمانی.. 4

پیامدهای سکوت سازمانی.. 5

مهمترین علل سکوت سازمانی.. 6

انواع سکوت سازمانی.. 7

الف) سکوت مطیع.. 7

ب) سکوت تدافعی.. 8

ج) سکوت نوع دوستانه. 8

بخش دوم. 10

عوامل ایجاد کننده سکوت سازمانی.. 10

عوامل مدیریتی.. 10

عوامل سازمانی و محیطی.. 10

عوامل فرهنگی و اجتماعی و گروهی.. 11

عوامل فردی.. 11

نتیجه گیری.. 12

فهرست منابع.. 15

مقدمه

کارایی و توسعه هر سازمان تا حد زیادی به کاربرد صحیح نیروی انسانی بستگی دارد. هر قدر که شرکت ها و سازمان ها بزرگتر می شوند بالطبع به مشکلات این نیروی عظیم اضافه می شود مدیران در ارتباط با مسائل گوناگون سعی در کنترل مداوم کارکنان خود دارند. بعضی از مدیران بر روی این مساله که رضایت کارکنان را می توان از طریق پاداش و ترغیب به انجام کار افزایش داد پافشاری می کنند شاید تصورشان این است که کارکنان، زیردستان آن ها هستند . و باید فرامین آن ها را بپذیرند. اگر چه امروزه به دلیل اینکه کارکنان تحت فشار مالی زیادی به سر می برند. بیشتر توجه و تمایل آن ها به مسائل اقتصادی کار است.

ولی به تدریج کارکنان علاقمند به انجام کارهای با مفهوم و خواهان استقلال شغلی بیشتری در کار خود هستند. تا بدین طریق احساس ارزشمندی به آن ها دست دهد. و اگر این کارکنان با موانعی در زمینه خواسته های شغلی خود روبرو شوند یا به عبارتی از طرف مدیران تحویل گرفته نشوند. دچار سرخوردگی شغلی و گوشه گیری در سازمان خود خواهند شد. که این امر به نوبه خود منجر به پدیده هایی هم چون سکوت سازمانی می شود. علی رغم وجود این واقعیت که سکوت کارمندان به صورت پدیده ای شایع در سازمان در آمده است امّا مفهومی است که چندان شناخته نشده و تحقیقات علمی کمی بر روی آن صورت گرفته است.موریسون و ملیکان سکوت سازمانی را به عنوان پدیده ای اجتماعی در نظر می گیرند که کارمندان در آن از ارائه نظرات و نگرانی های خود در مورد مشکلات ساز مانی امتناع می ورزند سکوت توسط بسیاری از ویژگی های سازمانی تحت تاثیر قرار می گیرد. این ویژگی ها شامل فرآیندهای تصمیم گیری، فرآیندهای مدیریت فرهنگ و ادراکات کارنان از عوامل مؤثر بر سکوت است امّا در عین حال دو عامل اصلی که سبب سکوت کارنان در سازمان می گردد.

1-   ترس مدیریت از بازخوردهای منفی از سوی کارکنان به دلیل به خطر افتادن منافع و موقعیتشان

2-   ادراک کارکنان از باورهای ضمنی مدیریت در مورد آن ها

این باورهای ذهنی شامل برخی تفکرات مدیریت است مبنی بر اینکه کارمندان فقط منافع شخصی خود را در نظر می گیرند. مدیریت سازمان بیشتر از همه می فهمد و بهترین ها را می داند و اینکه خلاف عقیده ها ماهیتاً مسائل مضری برای سازمان است. این مسائل اگر چه باورهای مدیریت هستند و ممکن است هیچ یک  در سازمان واقعیت نداشته باشد. امّا عواطف و احساسات غربی را هم چون ترس، فریب و خشم در کارکنان سازمان بوجود می آورد و در نهایت سبب ایجاد سکوت کارکنان می گردد. سکوت سازمانی با محدود کردن اظهار نظر کارکنان سبب کاهش اثر بخشی تصمیم گیری سازمانی و فرآیندهای تغییر می گردد و این موضوعی است که بسیاری از سازمان ها از آن گله دارند. و همچنین این پدیده رفتاری به وسیله ممانعت از بازخودر منفی مانع تحول و توسعه سازمانی مؤثر می شود از این رو سازمان توانایی بررسی و تصحیح خطاها را از دست می دهد. بنابراین با توجه به این مشکل رایج سازمان ها از اهمیت زیادی برخوردار است.

بخش اول

سکوت سازمانی

پدیده ای است که در آن کارکنان سازمان به علل مختلف از اظهار نظر در مورد مسایل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می کنند. سکوت یک علامت بسیار مهم بیماری، استرس، پیری، افسردگی و یا ترس در سازمان به شمار می رود و مدیران باید در اولین فرصت عامل آن را ردیابی و برطرف نمایند بی توجهی به این موضوع می تواند سبب اتفاقات وخیم تر و حتی مرگ سازمان شود. مهمترین علل سکوت سازمانی عبارتند از:

1-   ترس از عواقب اظهار نظرها مشتمل بر تنبیهات، مرگ، بی نصیب بودن از امتیازات، برکناری از سمت و پست سازمانی و ...

2-   ترس از بی توجهی مدیر ارشد و بلااستفاده ماندن نظریات و ایده ها در بدترین حالت مدیران ممکن است حتی نظریات ارائه شده را نخوانند و در بهترین حالت ممکن است مدیر ارشد این نظریات را بخواند ولی با دلایل ناکافی یا مصلحت های غیر قابل توجیه اقدام به رد ایده ارائه شده بنماید.

3-   بدون پاداش گذاشتن ایده ها: وقتی که سازمان برای ایده های ارائه شده که مورد استفاده هم قرار گرفته و اثر بخش بوده اند پاداش پرداخت نمی کند. همانگونه که می بینید احساس ترس و ناامنی مهمترین علت سکوت در سازمان تلقی می گردد.

شکل بسیار بدتر سکوت سازمانی وقتی است که کارکنان سازمان به ظاهر فعال و پر سر و صدا هستند ولی آن ها از اظهار نظرهای واقعی و اقدامات مناسب و کارشناسی شده خودداری می کنند و در برخوردها چیزی را می گویند یا کاری را انجام می دهند که مدیر ارشد سازمان می خواهد. متخصصان علم مدیریت از پدیده سکوت سازمانی با عباراتی چون خطرناک یا مضر نام می برند. اصطلاح سکوت سازمانی درباره موضوعاتی بکار برده می شود که به نظر کارکنان سازمان غیر قابل بحث هستند. این موضوعات عبارتند از مواردی همچون عملکرد مدیر ارشد، عملکرد همکاران، اخبار بد، دعواها و مشکلات پرسنلی. به عبارت دیگر پرسنل سازمان های ساکت معمولاً بحث در چنین مواردی را بی ثمر دانسته و ساکت می مانند.

پیامدهای سکوت سازمانی

1-   محدود شدن داده ها و اطلاعات

2-   عدم تجزیه و تحلیل ایده ها و بدیل های تصمیم گیری

3-   کاهش اثر بخشی تصمیم گیری

4-   کاهش توانایی ساز مان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات

5-   تضعیف تعهد و عِرق سازمانی و اعتماد کارکنان

6-   احساس عدم کنترل کارکنان

7-   کاهش انگیزش کارکنان و افزایش نارضایتی

8-   ناهماهنگی شناختی کارکنان

9-   کاهش مشارکت و خلاقیت در بین کارکنان

مهمترین علل سکوت سازمانی

1- ترس از عواقب اظهار نظرها مشتمل بر تنبیهات، مرگ، بی نصیب بودن از امتیازات، برکناری از سمت و پست سازمانی 2-  ترس از بی توجهی مدیر ارشد و بلااستفاده ماندن نظریات و ایده ها در بدترین حالت مدیران ممکن است حتی نظریات ارائه شده را نخوانند و در بهترین حالات ممکن است مدیر ارشد این نظریات را بخواند ولی با دلایل ناکافی با مصلحت های غیر قابل توجیه اقدام به رد ایده ارائه شده بنماید. 3- بدون پاداش گذاشتن ایده ها وقتی که سازمان برای ایده های ارائه شده که مورد استفاده هم قرار گرفته و اثر بخش بوده اند پاداش پرداخت نمی کند.

همانگونه که می بینید احساس ترس و ناامنی مهمترین علت سکوت در سازمان تلقی می گردد.

شکل بسیار بدتر سکوت سازمانی وقتی است که کارکنان سازمان به ظاهر فعال و پر سر و صدا هستند ولی آن ها از اظهار نظرهای واقعی و اقدامات مناسب و کارشناسی شده خودداری می کنند و در برخوردها چیزی را می گویند یا کاری را انجام می دهند که مدیر ارشد سازمان می خواهد.

انواع سکوت سازمانی

الف) سکوت مطیع

هنگامی که اکثریت افراد، فردی را به عنوان فرد ساکت نام می نهند منظور آن ها اغلب آن است که وی به طور فعال، ارتباط برقرار نمی کند، سکوت حاصل از این نوع رفتار، سکوت مطیع نام دارد و به خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بر اساس تسلیم و رضایت دادن به هر شرایطی اطلاق می گردد. بنابراین سکوت مطیع، نشان از رفتار کناره گیرانه دارد. که بیشتر حالتی انفعالی دارد تا فعال از ویژگی های رفتاری افراد دارای این نوع سکوت می توان مشارکت کم، اهمال، مسامحه، غفلت و رکود را نام برد. پنیدر و هارلوز این نوع سکوت را به عنوان عاملی در تقابل با آوا در نظر می گیرند که معمولاً شکلی از موافقت یا پذیرش منفعلانه وضعیت موجود است. افراد با داشتن این نوع سکوت تسلیم وضعیت فعلی شده و هیچ تمایلی برای تلاش در جهت صحبت کردن، مشارکت یا کوشش در جهت تغییر وضعیت موجود ندارد. سکوت مطیع حاکی رفتارهای منفعلانه و غیر مشارکتی است. به عنوان مثال کارمندی از ارائه نظرات خود امتناع می ورزد زیرا باور به آن دارد. که صحبت کردن بی فایده است و ایجاد تفاوت و تغییر شرایط موجود با صحبت کردن و اظهار نظر دور از ذهن می باشد و یا ممکن است از توانایی های شخصی خود برای نفوذ بر شرایط، نامطمئن باشد. در هر دو این موارد سکوت نتیجه تسلیم و تن دادن به هر شرایطی است. وقتی افراد در سازمان باور به آن داشته باشند که نمی توانند تفاوتی ایجاد کنند تسلیم هر وضعیتی شده و به ارائه ایده ها یا پیشنهادات خود به طور فعال نمی پردازند. در نهایت سکوت مطیع شامل رفتاری عمدی و منفعلانه و خودداری از ارائه اطلاعات بر اساس تسلیم یا احساس اینکه تغییرات مؤثر فرای قابلیت های گروه است می باشد.

ب) سکوت تدافعی

انگیزه این نوع سکوت احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است. در واقع گاهی ممکن است افراد بدلیل محافظت از موقعیت و شرایط خود(انگیزه خود حفاظتی) به خودداری از ارائه ایده ها اطلاعات یا نظرات مربوط بپردازند. سکوت تدافعی، رفتاری، تعمدی و غیر منفعالانه است. که به منظور حفظ خود از تهدیدهای خارجی به کار می رود. امّا این نوع سکوت بر عکس سکوت مطیع بیشتر حالتی غیر انفعالی دارد. و در برگیرنده آگاهی بیشتر از شقوق و گزینه های موجود در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایده ها، اطلاعات و نظرات به عنوان بهترین استراتژی در زمان مقتضی است. سکوت تدفاعی شبیه حالتی است که افراد از انتشار خبرهای بد بدلیل آشفته شدن افراد یا ایجاد پیامدهای منفی برای شخص خبررسان احتراز می ورزند.

ج) سکوت نوع دوستانه

سکوت نوع دوستانه مبتنی بر ادبیات رفتار شهروندتی سازمانی است و عبارت است از امتناع از بیان ایده ها اطلاعات و یا نظرات مرتبط با کار با هدف سود بردن دیگر افراد در سازمان و بر اساس انگیزه های نوع دوستی، تشریک مساعی و همکاری سکوت نوع دوستانه، تعمدی و غیر منفعلانه است.

که اساساً بر دیگران تمرکز و تاکید دارد. همچون رفتارهای شهروند سازمانی، سکوت نوع دوستانه رفتار با بصیرت و عقلایی است که نمی توان آن را از طریق فرمان و دستورات سازمانی به اجرا درآورد. این نوع سکوت همچون سکوت تدافعی بر اساس ملاحظه و آگاهی از بدلیل در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایده ها اطلاعات و نظرات است امّا برعکس سکوت تدافعی، با ملاحظه دیگران و توجه به آن ها حاصل می گردد. به جای آنکه صرفاً به خاطر ترس از نتایج منفی شخصی ناشی از ارائه ایده ها باشد. مرور جامع ادبیات (OCB ) نشان می دهد. که این پدیده رفتاری دارای هفت بعد اساسی است یکی از این ابعاد روحیه جوانمردی است که ارتباط مستقیم با سکوت نوع دوستانه دارد. روحیه جوانمردی به عنوان عدم وجود شکوه ها و شکایت ها، تحمل زحمات مشکلات وتکلف های کاری بدون ناله کردن و گلایه می باشد. امتناع از بروز شکوه و شکایت ها خود شکلی از سکوت است. از آنجا که منافعی برای دیگران دارد دیگر خواهانه است. لذا خودداری از بروز ناله وشکوه (سکوت) نشانگر روی گرداندن از توجه صرف به مسائل شخصی و نشان دادن اهداف دیگر خواهانه‌ی صبر، ادب و تواضع نسبت به دیگران است.

بخش دوم

عوامل ایجاد کننده سکوت سازمانی

امّا پدیده سکوت سازمانی پدیده ای چند بعدی است و از چند جهت قابل بررسی می باشد از جمله می توان دلایل و عوامل سکوت سازمانی به شرح زیر دسته بندی نمود:

1-   عوامل مدیریتی

2-   عوامل سازمانی و محیطی

3-   عوامل گروهی

4-   عوامل فردی

عوامل مدیریتی

1-   باورهای ضمنی مدیران نسبت به سکونت سازمانی

2-   اقدامات مدیریتی

3-   سبک رهبری مدیریت سازمان

4-   ترس از بازخورد منفی

5-   تفاوت های جمعیت شناسی مابین کارکنان و مدیران

6-   ایجاد جو بی اعتمادی و سوء خلق در سازمان

عوامل سازمانی و محیطی

1-   سکوت شغلی

2-   سیاست ها و ساختارهای سازمانی

3-   فقدان مکانیزم بازخورد از پایین به بالا

4-   تصمیم گیری متمرکز

عوامل فرهنگی و اجتماعی و گروهی

1-   هم نوایی با جمع ( انطباق با گروه)

2-   گروه اندیشی

3-   اثر بخشی فرهنگ آداب و رسوم خانواده بر نحوه ارتباط فرزندان با بزرگترها

عوامل فردی

1-   حفظ موقعیت کنونی

2-   بی اعتمادی و بدبینی به مدیر

نتیجه گیری

با توجه به نظریات متفاوت در مورد سکوت سازمانی که اشاره گردید سکوت سازمانی پدیده ای رایج و متداول در سازمان ها و واقعیتی موجود و ملموس برای مدیران و کارکنان است. نکته مهم آن است که انگیزه های مختلف کارکنان، نوع خاصی از سکوت یا‌ آوای سازمانی را بدنبال دارد و در نتیجه‌ی آن، کارکنان به صورت عمدی از ارائه اطلاعات، نظرات و ایده ها و عقائد خود امتناع می ورزند و شکلی از سکوت یا آوا را پدید می آوردند در این مورد که کدامیک از اشکال نه گانه سکوت یا آوای سازمانی مفید و کدامیک مضر و بی فایده است اتفاق و اجماع نظر وجود ندارد. از این رو پژوهش های حوزه اخلاق و ارتباطات در خصوص سکوت نشان می دهد. که سکوت ارزشمند و مناسب است و بیشتر حول این محور که چه زمانی سکوت جایز است و چه زمانی نامناسب و مذموم چه وقت نشان دهنده رعایت استانداردها و آداب اخلاقی و چه موقع نقض اخلاق و ادب می باشد، تمرکز و تاکید دارد. همچنین پژوهشگران علوم ارتباطات بر جنبه های مثبت سکوت به عنوان عامل اساسی در تعاملات اجتماعی معتقدند و اذعان دارند که سکوت عامل مهم در ارتباطات اثر بخش است و در عین حال اکثر پژوهشگران و علمای علم اجتماع و مدیریت و سازمان سکوت را با توجه به ادراکات و رویکردهای مختلف و از زاویه دید خود مورد نقد و بررسی قرار داده اند و به پیامدهای مثبت و منفی آن اشاره کرده اند. در همین راستا پژوهشگران مطرح نموده اند که آنچه موجب سکوت در سازمان می گردد تابع فرآیندی است که یک سری متغیرهای مدیریتی و سازمانی بر آن تاثیر بسزایی دارد. این متغیرها شامل باورهای تلویحی و ضمنی هم چون ترس مدیران از بازخورد منفی، باورهای ضمنی آن ها نسبت به سکوت، پیشینه فرهنگی مدیران، وجود تفاوت های جمعیت شناسی میان مدیریت ارشد و دیرگان در سازمان، ساختارهای بلند سازمانی و اتکای زیاد به کارمندان موقت می باشند. این سری باورها منجر به بروز ساختارها، سیاست ها، و رفتارهای مدیریتی می شوند. که در اصل باعث ایجاد محیطی می شوند که در آن کارکنان احساس راحتی برای اظهار نظر درباره‌ی موضوعات خاص ندارد و به طور کلی سکوت ایجاد شده بر فرآیندها و پیامدهای سازمانی تاثیر منفی بسزایی خواهد گذاشت. از این موارد می توان به موارد زیر اشاره نمود:

کاهش کیفیت تصمیم های سازمانی و به دنبال آن محدود شدن فرآیندهای تغییر سازمانی، بلوکه کردن بازخورد منفی و از این رو ناتوانی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات واکنش هایی نامطلوب از جانب کارکنان که عبارتند از احساس عدم قدرشناسی از آن ها در سازمان، باور به فقدان کنترل امور سازمانی مربوط به خود و تجربه مشکلات شناختی.

با توجه به بررسی متغیرهای تاثیر گذار بر سکوت سازمانی پیشنهادهای زیر برای کاهش این پدیده رفتاری در سازمان توصیه می گردد:

1-   برقراری برنامه های بهبود مدیریت منابع انسانی برا‌ی آموزش مهارت های تصمیم گیری و درگیری در مشکلات

2-   اتخاذ تصمیم ها به صورت گروهی و اهمیت دادن به گروه ها و کمیته های کاری در سازمان ها

3-   تشکیل کارگاه های آموزشی مهارت های برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرستان

4-   تغییر فرهنگ سازمان ها در جهت سازمان های یادگیرینده و یادگیری سازمان

5-   شناسایی توانمندی ها و قابلیت های افراد و استفاده از آن ها در امور اجرایی و تصمیم گیری

6-   استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق

7-   شناسایی ویژگی های فردی و شخصیتی افراد برای واگذاری مسئولیت به آن ها

8-   تدوین آیین نامه هایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق کارکنان به ارائه نظریات

فهرست منابع

1-   استفاده از مقالات مختلف از اینترنت

2-   آسیب شناسی سکوت سازمانی – دکتر حمید رضایی فر