سکوت سازمانی: مفاهیم، علل و پیامده

محمد رضا گودرزی

کپی است

 

سکوت سازمانی: مفاهیم، علل و پیامده

استاد: آقای دکتر اردستانی

تهیه کننده :محمد رضا گودرزی

چکیده

علیرغم اینکه ادبیات رایج در زمینه سازمان و مدیریت، بر توانمندسازی و ایجاد کانالهای ارتباطات باز تاکید دارند، اما نتایج تحقیقات نشان میدهند بسیاری از کارکنان از این موضوع شکوه میکنند که سازمانهای آنها از ارتباطات، تسهیم  اطلاعات و دانش آشکار و پنهان حمایت نمی کنند واینها همه میتواند دلیلی بر شکست اهداف و برنامه های مدیران در سازمانها باشد. یکی از موانع مهم در موفقیت برنامه ها و اهداف سازمان، فقدان اطلاعات، فقدان اعتماد و فقدان آن چیزی است که پژوهشگران آن را سکوت سازمانی نام نهاده اند که عبارتست از خودداری از بیان ایده ها، نظرات واطلاعات راجع به مشکلات سازمانی. سکوت سازمانی پدیدهای رایج و شایع در اغلب سازمانها می باشد؛ اما با این حال تحقیقات چندان گستردهای پیرامون آن صورت نگرفته است. این مقاله به دنبال

آن است تا ضمن پرداختن به مفهوم پدیده سکوت و آوای سازمانی و مقایسه آن دو با یکدیگر، انواع سکوت و انواع آوای سازمانی را تحلیل نموده، ابعاد فلسفی سکوت و چشم اندازهای مرتبط با آن راتشریح، متغیرهای سازمانی و مدیریتی موثر در ایجاد سکوت سازمانی را بیان، مضامین سکوت درسازمان را برشمرده، دلایل بوجود آمدن و پیامدهای ناشی از آن را توصیف نماید.

فهرست مطالب:

مفاهیم کلید:

1-سکوت سازمانی

2- سکوت مطیع

3- سکوت تدافعی

4- سکوت نوع دوستانه

5- عوامل موثر در پیدایش سکوت سازمانی: متغیرهای سازمانی ومدیریتی

6- ساختارها و سیاستهای سازمانی و رفتارهای مدیریتی

7- پیامدهای سکوت در سازمانها

مقدمه:

کارایی و توسعه هر سازمان تا حد زیادی به کاربرد صحیح نیروی انسانی بستگی دارد.

هرقدر که شرکتها و سازمانها، بزرگتر میشوند بالطبع به مشکلات این نیروی عظیم نیز

اضافه میشود. مدیران در ارتباط با مسائل گوناگون سعی در کنترل مداوم کارکنان خود دارند.

بعضی از مدیران بر روی این مساله که رضایت کارکنان را میتوان از طریق پاداش و ترغیب

به انجام کار افزایش داد، پافشاری میکنند. شاید تصورشان این است که کارکنان، زیردستان

آنها هستند و باید فرامین آنها را بپذیرند. اگرچه امروزه به دلیل اینکه کارکنان تحت فشار

مالی زیادی به سر میبرند، بیشتر توجه و تمایل آنها به مسائل اقتصادی کار است، ولی به

تدریج کارکنان علاقه مند به انجام کارهای با مفهوم و خواهان استقلال شغلی بیشتری در کار

خود هستند، تا بدین طریق احساس ارزشمندی به آنها دست دهد و اگر این کارکنان با

موانعی در زمینه خواسته های شغلی خود روبه رو شوند یا به عبارتی از طرف مدیران تحویل

گرفته نشوند، دچار سرخوردگیهای شغلی و گوشه گیری در سازمان خود خواهند شد که این

امر به نوبه خود منجر به پدیده هایی همچون سکوت سازمانی  میشود. علیرغم وجود این

واقعیت که سکوت کارمندان به صورت پدیدهای شایع در سازمانها در آمده است، اما

مفهومی است که چندان شناخته نشده و تحقیقات علمی کمی بر روی آن صورت گرفته

است.

 پیندر و هارلوز  سکوت سازمانی را خودداری کارکنان از بیان ارزیابیهای رفتاری،شناختی و اثربخش در مورد موقعیتهای سازمان، تعریف میکنند

2001موریسون و میلیکان  نیز، سکوت سازمانی را بعنوان پدیدهای اجتماعی در نظر می

گیرندکه کارمندان در آن از ارائه نظرات و نگرانیهای خود در مورد مشکلات سازمانی امتناع

می ورزند.سکوت، توسط بسیاری از ویژگیهای سازمانی تحت تاثیر قرار میگیرد. این ویژگیها

شامل فرایندهای تصمیم گیری، فرایندهای مدیریت فرهنگ و ادراکات کارکنان از عوامل

موثر بر سکوت است اما در عین حال دو عامل اصلی که سبب سکوت کارمندان در سازمان میگردد عبارتند از:

1. ترس مدیریت از بازخورهای منفی از سوی کارمندان به دلیل به خطر افتادن منافع

و موقعیتشان

2. ادراک کارکنان از باورهای ضمنی مدیریت در مورد آنها. این باورهای ضمنی شامل

برخی تفکرات مدیریت است مبنی بر اینکه کارمندان فقط منافع شخصی خود را در نظر می

گیرند، مدیریت سازمان بیشتر از همه میفهمد و بهترینها را میداند و اینکه اختلاف عقیده ها

ماهیتاً مسائل مضری برای سازمان است. این مسائل اگرچه باورهای مدیریت هستند و  ممکن است هیچ یک در سازمان واقعیت نداشته باشند اما عواطف و احساسات مخربی را هم-چون ترس، فریب و خشم در کارکنان سازمان بوجود می آورد و در نهایت سبب ایجاد سکوت سکوت سازمانی، با محدود کردن اظهار نظرکارکنان، سبب  کارکنان میگرددکاهش اثربخشی تصمیم گیریهای سازمانی و فرایندهای تغییر میگردد و این موضوعی است که بسیاری از سازمانها از آن گله دارند. همچنین این پدیده رفتاری به وسیله ممانعت ازبازخور منفی، مانع تحول و توسعه سازمانی موثر میشود، از این رو سازمان توانایی بررسی وتصحیح خطاها را از دست میدهد. بنابراین توجه به این مشکل رایج در سازمانها، از اهمیت زیادی برخوردار است. 3. با توجه به اینکه موضوع سکوت سازمانی در جوامع علمی و سازمانی ایران موضوعی جدید و ناآشنا به شمار می آید و کمتر ادبیات و پژوهشی را در این خصوص میتوان یافت، این مقاله به دنبال آن است تا با مرور تاریخچه و ادبیات سکوت سازمانی، مفهوم سکوت و آوای  سازمانی را تعریف و تبیین نموده، انواع مختلف و انگیزه های متفاوت افراد درارائه هریک از آنها را بررسی، تا بتواند عوامل سازمانی، مدیریتی و فردی موثر در بروز سکوت سازمانی و پیامدهای ناشی از آن را در سازمان شناسایی، دسته بندی و در نهایت راهکارهایی برای کاهش سکوت سازمانی ارائه نماید. از آنجا که پدیده سکوت سازمانی میتواند مانعی برای ابراز ایده ها و نظرات افراد در سازمان باشد، شناسایی عوامل موثر بر آن و تلاش به منظور رفع آنها، میتواند شرایط ابراز عقاید، بیان ایده ها و ارائه نظرات کارکنان را تسهیل نموده، قدرت خلاقیت آنها را افزایش داده و بالطبع سازمانها با بهره مندی از مشارکت فعالانه و آگاهانه کارکنان، مسیر رشد، تعالی و موفقیت خود را با سرعت بیشتری طی کنند

انگیزههای سکوت و آوای سازمانی

همانگونه که اشاره شد، افراد در سازمان اغلب دارای ایدهها، نظرات و اطلاعاتی برای

ارائه روشهای سازنده در بهبود کار و سازمان خود هستند. این کارکردها، بیان کننده مفهومی

به نام آوای سازمانی هستند. برخی افراد این ایدهها را ارائه و برخی دیگر ایدهها، نظرات و اطلاعات خود را مسکوت نگاه داشته و سکوت میکنند. ابراز ایدهها(آوای سازمانی) یا

مضایقه از ارائه آنها )سکوت سازمانی( ممکن است به لحاظ رفتاری، دو فعالیت متضاد به نظر

برسند، زیرا سکوت مستلزم صحبت نکردن است درحالیکه آوا، نیازمند بیان مسائل و

مشکلات موجود در سازمان است. اما واقعیت آن است که سکوت، ضرورتاً پدیدهای در تقابل

با آوای سازمانی نیست. در حقیقت، تفاوت بین سکوت و آوا، در سخن گفتن نیست بلکه در

انگیزه افراد در خودداری از ارائه اطلاعات، ایدهها و نظرات آنهاست. در این چارچوب، سه نوع

انگیزه مرتبط با سکوت و آوا وجود دارد:

رفتار کنارهگیرانه  براساس تسلیم بودن و رضایت دادن به هر چیز، رفتار خودحفاظتی

بر اساس ترس و رفتارهای دیگر خواهانه  بدلیل علاقه به دیگران و ایجاد فرصت برای

 تشریک مساعی با آنها.

بنابراین سکوت، همیشه، دال بر رفتاری منفعلانه و در تضاد با آوا نیست. سکوت میتواند

فعال، آگاهانه  ، عمدی  و هدفمند  باشد. این موضوع نکته مهمی است چرا که ماهیت

پیچیده و چندبعدی سکوت را نمایان میسازد. در واقع برخی اشکال سکوت، استراتژیک و

غیرمنفعلانه هستند- آگاهانه، هدفمند و عمدی- همچون وقتی کارمندان از ارائه اطلاعات

محرمانه در مقابل دیگران خودداری می ورزند. سکوتی که عمدی و منفعل)بر اساس تسلیم و

رضایت دادن به هرشرایطی( است با سکوتی که عمدی اما بصورت غیر منفعلانه است تفاوت دارد

بنابراین اگرچه سکوت سازمانی بطور کلی به عدم ابراز ایدهها، اطلاعات و نظرات

کارکنان بطور عمدی اطلاق میگردد، اما با توجه به انگیزهای که در کارمند برای سکوت

وجود دارد، ماهیت آن متفاوت خواهد بود. برخی اوقات سکوت میتواند بدلیل تسلیم بودن

فرد نسبت به هرشرایطی، گاهی بدلیل ترس و وجود رفتارهای محافظه کارانه و برخی اوقات

نیز به منظور ایجاد فرصت برای دیگران و اظهار عقاید آنها باشد

سکوت مطیع:

هنگامیکه اکثریت افراد، فردی را بعنوان فرد ساکت نام مینهند، منظور آنها اغلب آن است که وی بطور فعال، ارتباط برقرار نمیکند. سکوت حاصل از این نوع رفتار، سکوت مطیع نام دارد و به خودداری از ارائه ایدهها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بر اساس تسلیم و رضایت دادن به هر شرایطی اطلاق میگردد. بنابراین سکوت مطیع، نشان از رفتار کنارهگیرانه دارد که بیشتر حالتی انفعالی دارد تا فعال از ویژگیهای رفتاری افراد دارای این نوع سکوت میتوان مشارکت کم، اهمال، مسامحه، غفلت و رکود را نام برد. پیندر و هارلوز این نوع سکوت را به عنوان عاملی

در تقابل با آوا در نظر میگیرند که معمولاً شکلی از موافقت یا پذیرش منفعلانه وضعیت

موجود است. افراد با داشتن این نوع سکوت، تسلیم وضعیت فعلی شده و هیچ تمایلی برای

تلاش در جهت صحبت کردن، مشارکت یا کوشش در جهت تغییر وضعیت موجود ندارند          

بعنوان مثال کارمندی از ارائه نظرات خود امتناع میورزد زیرا باور به آن دارد که صحبت کردن بی فایده است و ایجاد تفاوت و تغییر شرایط موجود با صحبت کردن واظهار نظر، دور ازمیباشد و یا ممکن است از تواناییهای شخصی خود برای نفوذ برشرایط، نامطمئن باشد. در هر دو این موارد، سکوت نتیجه تسلیم و تن دادن به هر شرایطی است. وقتی افراد درسازمان باور به داشته باشند که نمیتوانند تفاوتی ایجاد کنند، تسلیم هر نوع وضعیتی شده و به ارائه ایدهها یا پیشنهادات خود بطور فعال نمیپردازند. در نهایت سکوت مطیع شامل رفتاری عمدی و منفعلانه و خودداری از ارائه اطلاعات بر اساس تسلیم یا احساس اینکه تغییرات موثر فرای قابلیتهای گروه است، میباشد.

سکوت تدافعی: انگیزه این نوع سکوت، احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است. در

واقع گاهی ممکن است افراد بدلیل محافظت از موقعیت و شرایط خود (انگیزه خودحفاظتی)

به خودداری از ارائه ایدهها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بپردازند. سکوت تدافعی، رفتاری

تعمدی و غیر منفعلانه است که به منظور حفظ خود از تهدیدهای خارجی بکار میرود. اما

این نوع سکوت برعکس سکوت مطیع، بیشتر حالتی غیر انفعالی دارد و در برگیرنده آگاهی

بیشتر از شقوق و گزینه های موجود در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایدهها،

اطلاعات و نظرات بعنوان بهترین استراتژی در زمان مقتضی است. سکوت تدافعی شبیه حالتی است که افراد از انتشار خبرهای بد بدلیل آشفته شدن افراد یا ایجاد پیامدهای منفی برای شخص خبررسان احتراز میورزند.

سکوت نوع دوستانه: سکوت نوع دوستانه مبتنی بر ادبیات رفتار شهروندی  سازمانی است و عبارتست از امتناع از بیان ایدهها، اطلاعات و یا نظرات مرتبط با کار با هدف سودبردن دیگر افراد در سازمان و بر اساس انگیزه های نوع دوستی، تشریک مساعی و همکاری. سکوت نوعدوستانه، تعمدی و غیر-منفعلانه است که اساساً بر دیگران تمرکز و تاکید دارد. همچون رفتارهای شهروند سازمانی،سکوت نوع دوستانه رفتار با بصیرت و عقلایی است که نمیتوان آن را از طریق فرمان و دستورات سازمانی به اجرا درآورد این نوع سکوت همچون سکوت تدافعی بر اساس ملاحظه و آگاهی از بدیلها در تصمیم گیری و در عین حال خودداری از ارائه ایدهها، اطلاعات و نظرات است. اما برعکس سکوت تدافعی، با ملاحظه دیگران و توجه به آنها حاصل میگردد بجای آنکه صرفاً بخاطر ترس از نتایج منفی شخصی ناشی از ارائه ایدهها، باشد.

.

.

عوامل موثر در پیدایش سکوت سازمانی: متغیرهای سازمانی و

مدیریتی :

هدف از بیان متغیرهای سازمانی و مدیریتی موثر در ایجاد سکوت سازمانی، تشریح

فرآیندی است که به واسطهی آن، سکوت در سازمان ایجاد شده، تقویت و تداوم مییابد. از

عوامل موثر در پیدایش سکوت میتوان به تعدادی متغیرهای محیطی و سازمانی و تعدادی

متغیرهای فردی اشاره کرد مدیون دو عامل ترس مدیران از بازخور منفی و مجموعه ای از باورهای ضمنی آنهاست. ازعوامل بوجود آورنده این باورها میتوان به یکسری شرایط سازمانی و محیطی و نیزمتغیرهای فردی، اشاره کرد. این باورها، به همراه ترس مدیریت از بازخورهای منفی، منجر به انواع قابل پیش بینی از ساختارها و سیاست های سازمانی و مدیریتی می شود که مانع جریان صعودی اطلاعات هستند.

باورهای ضمنی مدیران نسبت به سکوت سازمانی:

یک عامل دیگر که ریشه در سکوت سازمانی دارد، مجموعه باورهایی است که مدیران

اغلب به صورت تلویحی دربارۀ کارکنان و دربارۀ ماهیت مدیریت دارند. یکی از این باورها آن

است که کارکنان دارای مصالح شخصی هستند و قابل اطمینان نیستند. این الگو که مک گریگور(1960)آن را ((نظریه (( Xمی نامند پیش فرضی است مبنی بر اینکه افراد مصالح شخصی هستند و به طرقی عمل م یکنند که منافع فردی خود را به حداکثر برسانند.

مدیران با داشتن این باور، بر این نظرند که نمیتوان به کارکنان اعتماد کرد زیرا آنها در

راستای مصالح خود تلاش می کنند و نه با مجازات و نه با تشویق نمی توان آنها را از این کار

برحذر داشت. وقتی مدیران ارشد یک سازمان باور میکنند که کارکنان به دنبال منافع

شخصی هستند و ارزش اعتماد کردن ندارند، آنگاه به طرقی واکنش نشان خواهند داد که به

شکل آشکار و ضمنی ارتباطات صعودی را دلسرد می کنند. شایان ذکر است که چنین باورهایی اساساً آگاهانه نیستند .

دومین باور ضمنی، احتمال ایجاد شرایطی است که منجر به سکوت سازمانی میگردد

یعنی این باور که مدیریت بیشترین اطلاعات را دربارۀ مهمترین موضوعات سازمانی دارد.

گلیسر وجود این باور در مدیران را حالتی میداند که مدیران باید فرمان دهند و کنترل داشته باشند و زیردستان نیز باید نقش پیروان، بدون حق سوال کردن را ایفا کنند سومین باور بیان نشده که عاملی در جهت ایجاد فضای سکوت میباشد، حالتی درسازمان است که طی آن اتحاد، توافق و اجماع نظر، نشانه های سلامت سازمانی است؛ و درعین حال از اختلاف نظر و مخالفت باید پرهیز شود. بارل و مورگان این وضعیت را بگونهای در سازمان برقرار گردد به « نگرشی واحد » توصیف میکنند که مدیران سازمان، علاقه دارندجای آنکه از تنوع و تعدد نگرشها بهرهمند گردند. پژوهشگران استدلال م یکنند که مدیران ارشد بر این باور هستند که وجود توافق، امر مطلوبی بخصوص در تصمیمگیریهای سازمانی است؛ هرچند تحقیقات مختلف نشانگر آن است که این حالت بر کیفیت تصمیمگیری ونتایج آن تاثیر منفی برجای میگذارد.

ساختارها و سیاستهای سازمانی و رفتارهای مدیریتی

تا اینجا مشخص شد که یکسری ویژگیهای تیم مدیریت ارشد و نیز متغیرهای محیطی

و سازمانی، سبب ساز ایجاد باورهایی ضمنی در مدیران در مورد کارکنان میگردد. در این

بخش، به این موضوع میپردازیم که چگونه این باورها منجر به بروز ساختارها و سیاست های سازمانی و رفتارهای مدیریتی میگردند که خود سبب ساز ایجاد محیطی هستند که در آن،

کارکنان احساسی راحتی برای اظهارنظر دربارۀ موضوعات خاص ندارند. سالها پیش،  مک گریگور(1960) خاطرنشان ساخت که باورهای مدیریتی تأثیری مهم بر نحوۀ برخورد با

کارکنان و متعاقباً بر نحوۀ رفتار کارکنان دارد. بعنوان مثال، وقتی مدیران فرض می کنند

کارکنان کارشان را دوست ندارند و نمی توان برای انجام یک کار بدرستی، به آنها اعتماد کرد،

ساز و کارهای کنترلی را برقرار میسازند تا مانع از آن شوند که افراد از مسئولیتشان شانه

خالی کنند. کارکنان با درک این که مدیریت به آنها اعتماد ندارد، دچار استرس می شوند و به

دنبال یافتن راهی برای فرار از این باورها در سازمان خواهند بود و این، خود واکنشی است که باعث تقویت باورهای اولیۀ مدیریتی می شود.

وقتی سکوت کردن همچنان استراتژی برتر در یک سازمان است و این باورها در مدیران وجود دارد که؛ (1) کارکنان به دنبال منافع شخصی هستند (2) مدیریت بهترین اطلاعات را

دارد و (3) اختلاف نظر بد است؛ در اینصورت مدیریت ساختارها و سیاست هایی را به کار

خواهد گرفت که جریان حرکت صعودی اطلاعات( ارائه اطلاعات از سطوح پایین به سطوح

بالای سازمانی) را با کندی مواجه سازد. سازمانهایی که در آنها این نوع شرایط و باورها

وجود دارد دارای دو ویژگی اصلی ساختاری هستند تمرکز بالای تصمیم گیری و فقدان

ساز و کارهای رسمی دریافت بازخور. اگر باور اصلی در سازمان آن باشد که کارکنان فرصت طلب هستند و از منافع سازمان

آگاهی ندارند، آنگاه بزعم مدیران بهتر است تا خود را درگیر فرآیندهای تصمیم گیری ننمایند.

از اینرو، تصمیم گیری غیرمتمرکز و سایر شیوههای مدیریت مشارکتی، به عنوان موضوعاتی

تلقی می شوند که ارزش صرف وقت را ندارند. در نظر نگرفتن کارکنان در تصمیم گیری،

روشی برای پرهیز از اختلاف نظر و بازخورهای منفی آنها است. این امر خود برگرفته از این

باور مدیران است که مخالفت کارکنان، بد است و باعث ترس مدیران از بازخور می شود. اگر

چه ممکن است در این شرایط تصمیم گیری مشارکتی، به ظاهر، وجود داشته باشد(مانند وجود تیم های ویژه و کمیته ها) اما انتظار بر آن است که مرجع رسمی تصمیم گیری در رأس

قرار داشته باشد. در حقیقت، علیرغم مباحث مربوط به تمرکززدایی در سازمان ها، ساختار

باورهای تلویحی که در بسیاری از سازمان ها رواج دارد، ممکن است باعث بروز ساختارهای

جدیدی شود که اغلب آنها در واقع، متمرکز هستند. این نوع باورها که در بسیاری از سازمان ها رواج دارد، سبب از میان برداشتن ساز و کارهایی برای کسب بازخور از طرف کارکنان در مورد تصمیمات میگردد. نیز احتمال استفاده از رویه هایی همچون پیمای شها یا نظرسنجی های سیستماتیک بسیار کم بوده و این انتظار میرود که با اجرای این طرحها، نه تنها منفعتی نصیب سازمان نخواهد شد؛ بلکه به دلیل وجود بازخورهای منفی احتمالی، این نظرسنجیها، خود بعنوان چالشی برای کنترل مدیریت قلمداد می شوند. وقتی مدیران باورمی کنند که کارکنان به دنبال منافع شخصی خود هستند، فرص تطلب م یباشند، اطلاعات زیادی ندارند و پذیرش آنها بر مخالفتشان ارجحیت دارد، تمایل پیدا میکنند این باورها را دررفتار روزمرۀ خود نسبت به کارکنان نیز اعمال نمایند. مثلاً اگر کارکنان بخواهند نگران یهای خود را دربارۀ یک تغییر سازمانی پیشنهادی بیان نمایند، مدیریت، این امر را بعنوان مقاومت در برابر تغییر کارکنان، قلمداد خواهد کرد، چرا که اظهار نظر کارکنان را تهدیدی علیه خود میدانند. ممکن است نگرانیهای کارکنان را بر این مبنا ارزیابی کنند که آنها این تغییر رادرک نمی کنند - و نه به این دلیل که آنها واقعا نگران این هستند که ممکن است چنین تغییری برای سازمان بد باشد. مدیران، اغلب، یا افکار و بازخور کارمندان را رد میکنند یا به آن توجه نمی کنند به ویژه زمانی که این افکار با دیدگاه های خودشان فرق دارند. همچنین ممکن است مدیریت آگاهانه یا ناآگاهانه با افرادی که حامل این اخبار ناخواسته هستند برخورد کند و آنها را بخاطر این مخالفتها توبیخ کند در نهایت، مدیرانی که دارای چنین باورهایی هستند، اغلب، خود را درگیر دریافت رسمی بازخور از زیردستانشان نمی کنند. چرا آنها باید به دنبال بازخور از کسانی باشند که به دنبال منافع شخصی خود هستند و اطلاعات کمی دارند؟ اگر مدیران به دنبال فرار از پذیرش اطلاعات منفی هستند، چرا باید از زیردستان خود بازخور بگیرند؟ وقتی مدیران به دنبال بازخور هستند، تمایل دارند به سراغ کسانی بروند که با آنها همعقیده هستند و احتمالاً بازخورمنفی ارایه نمی کنند. این امر تعمدی نیست بلکه صرفاً منعک سکنندۀ گرایش افراد برای تمایل با کسانی است که فکر م یکنند با خودشان هم عقیده هستند و تمایل دارند بازخوری تأییدکننده ارایه نمایند.

پیامدهای سکوت در سازمانها:

در این بخش، پیامدها و در واقع اثرات منفی سکوت بر فرآیندها و پیامدهای سازمانی مورد

بررسی قرار میگیرد. بطور کلی سکوت سازمانی بر کیفیت تصمیمگیری، تغییر سازمانی واکنشها و رفتارهای کارکنان تاثیرگذار است در ادامه به تشریح پیامدهای سکوت در سازمانها میپردازیم

 پیامدهای سکوت بر تصمیم گیری سازمانی و فرآیندهای تغییر یکی از پیامدهای مهم سکوت سازمانی، تاثیر آن بر تصمیم گیری و تغییرسازمانی است تحقیقات گسترده دربارۀ تصمیم گیری گروهی نشان می دهد که کیفیت تصمیمگیریهای سازمانی به توجه و بررسی چشم اندازها و بدیلهای مختلف یک تصمیم بستگی دارد. به همین ترتیب، تدوین استراتژی نیازمند بررسی دیدگاه های مختلف و متضاد در تیمهای مدیریت ارشد است که تأثیری مثبت هم بر کیفیت تصمیم گیری سازمانی و هم بر عملکرد سازمان دارند. نیز نوآوری در سازمان، نیازمند بستری است که در آن کارکنان احساس آزادی عمل داشته باشند و بتوانند دیدگا هها یا اید ههای جدید خود را بیان کنند یا باورها و روش های فعلی را زیر سؤال ببرند. همه این عوامل به اتفاق هم حکایت از آن دارند که سکوت سازمانی، اثربخشی تصمیم گیری و فرآیندهای تغییر سازمانی را به دلیل محدود کردن دادههای اطلاعاتی که در اختیار تصمیم گیرندگان قرار میدهند کاهش میدهد. علاوه بر آن، سکوت، موجب عدم تجزیه وتحلیل ایدهها و بدیلهای تصمیمگیری میگردد که در اینصورت احتمال کمی وجود دارد که بتوان یک تجزیه و تحلیل جامع برای فرآیند تصمیم گیری انجام داد. این امر خود باعث عدم موفقیت یا کاهش اثربخشی فرآیندهای تغییر سازمانی و فرایندهای تصمیم گیری میگردد. شیوه دیگری که در آن سکوت سازمانی تاثیر منفی بر تغییر و توسعهی سازمانی می گذارد، سد کردن مسیر بازخورهای منفی و از اینرو کاهش توانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات است. بدون دریافت بازخور منفی، اشتباهات ادامه می یابند و حتی شدت م ییابند زیرا اقدامات اصلاحی در زمان مورد نیاز، انجام نمی شوند. دراین حالت، سکوت به معنای آن است که سازمان فاقد ظرفیت آن چیزی است که آرگریس آن را((یاد گیریدو حلقه ای)) می نامد که در برگیرندۀ زیر سؤال بردن و اصلاح سیاست ها و اهداف است گاهی مدیران ارشد ممکن است نپذیرند که آنها فاقد اطلاعات مهم هستند و سکوت رابه عنوان نشانۀ اجماع نظر و موفقیت تلقی کنند. در مواردی حتی اگر مدیران مستقیماً ازکارکنان درخواست بازخور نمایند، ممکن است کارکنان در فیلتر کردن بازخورهای منفی دست داشته باشند. در نتیجه، بازخوری که مدیریت دریافت میکنند، ممکن است منعکس کنندۀ آن چیزی باشد که کارکنان فکر م یکنند مدیریت خواهان آن است که بشنود، نه آن چه که واقعیت اوضاع و محیط را نشان میدهد تاثیر پیامدهای منفی سکوت بر تغییر سازمانی و تصمیمگیری، در سازمانهایی با سطح بالایی از تنوع آراء و عقاید، تشدید مییابد. همچنین این پیامدها، مهم ترین مانع در برابر محیط های با سرعت تغییر بالا است. در چنین محیط هایی، برای افرادی که در رأس قرار دارند احتمال کمی وجود دارد که همۀ اطلاعات مورد نیاز را داشته باشند

پیامدهای سکوت سازمانی بر احساسات و واکنشهای رفتاری کارکنان

گرایش سازمان ها به عدم ترغیب کارکنان برای بیان افکار و ارائه بازخور، نه تنها تصمیم گیری و تغییر سازمانی را با خطر مواجه میسازد، بلکه باعث واکنش هایی نامطلوب از جانب کارکنان نیز می شود. بر اساس پژوهشهای انجام شده سه دسته از این واکنشهای رفتاری عبارتند از: کارکنانی که احساس میکنند قدرشان دانسته نم یشود، کارکنانی که احساس عدم کنترل بر امور میکنند و کارکنانی که ناهماهنگی شناختی را تجربه می کنند..

 احساس کارکنان در خصوص عدم قدرشناسی:

 پژوهشگران، معتقدند رویه های سازمانی که به کارکنان اجازه ابراز عقیده میدهند، از نظر آنها مثبت قلمداد م یشود. چرا که باعث میشودکارکنان به عنوان اعضای ارزشمند سازمان تلقی شوند. بر اساس نظر لایند و تایلر،کارکنان زمانی احساس بی ارزشی م یکنند که مشاهده کنند خود و همکارانشان نمی توانند آزادانه دیدگاه هایشان را بیان کنند. پژوهشها نشان میدهد که این احساسات سبب کاهش تعهد و اعتماد اعضاء نسبت به سازمان میگردد. اگر کارکنان احساس کنند که سازمان ارزشی برای آنها قایل نیست، آنها نیز ارزش کمتری برای سازمان قایل خواهند بود واعتماد کمتری به سازمان خواهند داشت. پیامدهایی که میتوانند برگرفته از تضعیف تعهد و اعتماد باشند عبارتند از کاهش انگیزه و رضایتفردی، انزوای روانی و حتی خروج کارکنان

احساس عدم کنترل کارکنان:

افراد در سازمان، نیازمند داشتن قدرت کنترل محیط خودو تصمیماتی هستند که بر آنها تایثرگذار است. تحقیق دربارۀ عدالت سازمانی نشان میدهد یک روش مهم برای ایجاد حس کنترل در کارکنان نسبت به محیطشان، ارائه فرصت به آنها برای بیان افکار و اولویت هایشان است. این امر نشان می دهد نیاز کارکنان به کنترل، زمانی که به آنها فرصت ابراز بیان داده نمیشود تامین نمیگردد. از اینرو، وقتی کارکنان با سرنخ های اجتماعی احاطه میشوند که ابراز عقیده را از آنها سلب میکنند، احساس  می کنند فاقد کنترل کافی بر محیط کاری خود هستند. شواهد نشان میدهد احساس فقدان کنترل در کارکنان، دارای چند پیامد مهم است از

جمله کاهش انگیزش، نارضایتی، مشکلات مرتبط با استرس، انزوای روانی یا جسمانی و حتی کارشکنی یا انحراف. بروز رفتارهایی همچون کارشکنی، نشان دهنده یا تلاش کارکنان برای دستیابی به کنترل میباشد. در واقع اگر کارکنان احساس  واکنش کنند نمی توانند از طریق اعتراض یا دیگر ابزارهای سازنده، قدرت کنترل بر محیط کاری خودرا به دست آورند، ممکن است با روشهایی مخرب، سعی در بدست آوردن آن کنند. برعکس، پیامدهایی همچون استرس و انزوا منعکس کنندهی واکنشهایی همچون بیتفاوتی کارکنان

ناهماهنگی شناختی کارکنان:

سکوت سازمانی باعث ناهماهنگی شناختی میشود؛حالتی که در آن، نوعی اختلاف میان باورها و رفتارهای افراد وجود دارد. در افرادی که این مشکل را تجربه م یکنند، انگیزۀ توسل به تغییر رفتارها و باورها دیده م یشود. در بطن سکوت سازمانی، برای کارکنان بسیار دشوار است که این مشکل را کاهش دهند. فروشنده ای را در نظر بگیرید که با نارضایتی روزانۀ مشتریان از یک محصول خاص مواجه است. او با دشواری زیادی مواجه است تا به مدیریت اعلام کند که این محصول مشکل دارد. گزینۀ پیش روی او برای این که براحتی نظر خود در ارتباط با نقص این محصول را بیان کند، بسیار پر خطر می باشد. در چنین مواردی، وقتی نه باورها و نه رفتارها را می توان به راحتی به اضطراب و استرس خواهد شد. توانایی ارتباط با همکاران معتمد می تواند تا حدی این مسئله را کاهش دهد اما آنرا از بین نمی برد زیرا میان آنچه که پشت درهای بسته بیان می شود و آنچه که در انظار عمومی گفته می شود، تفاوت فاحشی وجود دارد.پویندگی های فوق مشخصاً مشکل ساز هستند زیرا ممکن است بر افرادی که با اکثریت فرق دارند و بنابراین دیدگاه های متفاوتی دارند اثر بگذارند. نه تنها چنین کارکنانی احساس فشار بیشتری برای حفظ سکوت خواهند داشت بلکه احتمال بیشتری دارد که آنها پیامدهای منفی سکوت را ابراز دارند. به عبارت دیگر، پیش بینی می شود که رابطهی میان سکوت و سه پیامد روانی بر اساس عدم شباهت مرد مشناسی اصلاح خواهد شد. اگر این پیش بینی صحت داشته باشد، یک عامل مهم تأثیرگذار برای تبعیضی سیستماتیک و همچنان غیرتعمدی در سازمان خواهد بود.

نتیجه گیری وپیشنهادات:

با توجه به مرور ادبیات و نظریات متفاوت در مورد سکوت سازمانی و مطالبی که به آن اشاره شد، سکوت سازمانی پدیدهای رایج و متداول در سازمانها و واقعیتی موجود و ملموس برای مدیران و کارکنان است. نکته مهم آن است که انگیزههای مختلف کارکنان، نوع خاصی از سکوت یا آوای سازمانی را بدنبال دارد و در نتیجهی آن، کارکنان بصورت عمدی از ارائه اطلاعات، نظرات، ایدهها و عقائد خود امتناع میورزند و شکلی از سکوت یا آوا را پدید

 می آورند.در این مورد که کدامیک از اشکال سه گانه سکوت یا آوای سازمانی مفید و کدامیک

مضر و بیفایده است، اتفاق و اجماع نظر وجود ندارد. از اینرو پژوهشهای حوزه اخلاق وارتباطات در خصوص سکوت نشان میدهد که سکوت ارزشمند و مناسب است و بیشتر حول

این محور که چه زمانی سکوت جایز است و چه زمانی پدیدهای نامناسب و مذموم؛ چه وقت

سکوت نشاندهنده رعایت استانداردها و آداب اخلاقی و چه موقع نقض اخلاق و ادب می-

باشد، تمرکز و تاکید دارد. همچنین پژوهشگران علوم ارتباطات بر جنبه های مثبت سکوت

بعنوان عاملی اساسی در تعاملات اجتماعی معتقدند و اذعان میدارند که سکوت عاملی مهم

در ارتباطات اثربخش است. در عین حال اکثر پژوهشگران و علمای علمالاجتماع و مدیریت سازمان، سکوت را با توجه به ادراکات و رویکردهای مختلف و از زاویه دید خود مورد نقد و

بررسی قرار دادهاند و به پیامدهای مثبت و منفی آن اشاره کردهاند. در همین راستا

پژوهشگران مطرح نموده اند که آنچه موجب سکوت در سازمانها میگردد تابع فرایندی است

که یکسری متغیرهای مدیریتی و سازمانی بر آن تاثیر بسزایی دارد. این متغیرها شامل

باورهای تلویحی و ضمنی همچون ترس مدیران از بازخور منفی، باورهای ضمنی آنها نسبت

به سکوت، پیشینه فرهنگی مدیران، وجود تفاوتهای جمعیتشناسی میان مدیریت ارشد و

دیگران در سازمان، ساختارهای بلند سازمانی و اتکای زیاد به کارمندان موقت میباشند. این

سری باورها منجر به بروز ساختارها، سیاستها و رفتارهای مدیریتی میشوند که در اصل

باعث ایجاد محیطی می شوند که در آن کارکنان احساس راحتی برای اظهارنظر درباره

موضوعات خاص ندارند و بطور کلی سکوت ایجاد شده بر فرآیندها و پیامدهای سازمانی تأثیر

منفی بسزایی خواهد گذاشت. از این موارد میتوان به موارد زیر اشاره نمود: کاهش کیفیت

تصمیمهای سازمانی و به دنبال آن محدود شدن فرایندهای تغییر سازمانی، بلوکه کردن

بازخور منفی و از اینرو ناتوانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات، واکنش هایی

نامطلوب از جانب کارکنان که عبارتند از: احساس عدم قدرشناسی از آنها در سازمان، باور به

فقدان کنترل امور سازمانی مربوط به خود، و تجربه مشکلات شناختی.با توجه موارد مطرح شده و شناخت سکوت و اثرات مخرب و خطرناک آن بر سازمانها، برمدیران است که این پدیده شایع را با دقت بیشتر مد نظر قرار داده و با توجه به متغیرهای ایجاد کننده آن در این مقاله، به ارزیابی سازمان خود پرداخته و در صورت وجود اینسری شرایط به اصلاح آنها بپردازند. با توجه به بررسی متغیرهای تاثیرگذار بر سکوت سازمانی،پیشنهادهای زیر برای کاهش این پدیده رفتاری در سازمان توصیه میگردد: • برقراری برنامه های بهبود مدیریت منابع انسانی برای آموزش مهارتهای تصمیم-گیری و درگیری در مشکلات؛

• اتخاذ تصمیمها بصورت گروهی و اهمیت دادن به گروهها وکمیته های کاری در

سازمانها؛

• تشکیل کارگاههای آموزشی مهارتهای برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرستان؛

• تغییر فرهنگ سازمانها در جهت سازمانهای یادگیرنده و یادگیری سازمانی؛

• شناسایی توانمندیها و قابلیتهای افراد و استفاده از آنها در امور اجرایی و تصمیم- گیری

• استقرار نظام پاداشدهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق؛

• شناسایی ویژگیهای فردی و شخصیتی افراد برای واگذاری مسئولیت به آنها؛

• تدوین آیین نامههایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق کارکنان به ارائه

نظرات.

همچنین پیشنهاد میگردد که سکوت سازمانی، از جانب پژوهشگران داخل توسط مطالعات کیفی مورد بررسی قرار گیرد. چرا که ادبیات رایج در این زمینه، صرفاً ادبیاتی مبتنی بر پژوهشهای انجام گرفته در خارج از کشور است. لذا بهتر است این پدیده و عوامل بوجود

آورنده آن با توجه به فرهنگ سازمانی و نظام ارزشی حاکم بر سازمانهای کشور و با توجه به

شرایط محیطی، زمینهای و رفتاری مدل سه شاخگی در سازمانهای اجرایی کشورمان مورد

بررسی و مطالعه و در واقع پژوهشهای رایج در این زمینه بصورت بومی سازی شده در اختیار

مدیران سازمانها قرار گیرد. به زعم نویسندگان مقاله، بهترین شیوه انجام این پژوهشها،

استفاده از روشهای تحقیق کیفی همچون گراندد تئوری و مطالعات پدیدارشناسی است تا

پدیده سکوت سازمانی، عوامل بوجود آورنده و مرتفع کننده آن، از منظر خود کارکنان مورد

مطالعه و بررسی دقیق و عمیق قرار گیرد. باشد که این پژوهشها چراغ راهی برای بسترسازی

شیوههای مدیریت مشارکتی، استقرار نظام پیشنهادها، شکوفاسازی قدرت خلاقیت کارکنان،

افزایش بهره وری سازمانهای ما و بطور کلی موفقیت آنها در مسیر رشد و تعالی گردد.

منابع :

                                                                              سال2002       Applied نشریه روان شناسی

Avery, D. R. and Quinones

نیروونفوذدرسازمانها

  Bies, R. J., & Tripp, T. M. 1999

رفتارفعال درسازمانها  نشریه مدیریت

Crant, J. M. (2000).

مدیریت منابع انسانی برای چالش جدید                                                          

Dimitris, Bouradas And Vokala,Maria, 2007

                                                                                   . Rights مسئولیت کارمندونشریه

Enz, C. A., & Schwenk, C. R. 1991

                                                                                             Organizational نشریه رفتار

Frese, M., Teng, E. and Wijnen, C. J. D. 1999.